10 tipů, jak být lepší v delegování

Aktualizace: bře 16

Frank seděl naproti mě v prosklenné kanceláři a upřeně se na mě díval. Pravidelné roční hodnocení svých podřizených bral velmi vážně, a o to vážnější byl, když mi už druhý rok sděloval mou slabou stránku: delegování úkolů. "Já vím, že jsi přesvědčený o tom, že všechno děláš nejlíp, ale máš své vlastní oddělení, a i když jsi lokomotiva, nech nějakou práci ostatním." Samozřejmě jsem se bránil. Vždyť toho je tolik, jsme přehlcení, musím na tom makat, jinak to nezvládneme, moc si toho vedení vymýšlí. S mnohaletým odstupem a o spoustu mil nabraných zkušeností je na místě si to přiznat: nedelegoval jsem tak, jak jsem mohl. Co udělat, pokud si uvědomujete, že máte podobný problém? Ačkoliv v byznysu přece problémy nemáme, jen výzvy. Takže co s touto výzvou, pokud se vás týká?



Pokud jste v pozici lídra, máte jasná očekávání o tom, jak daný úkol má vypadat. Máte možná jasnou představu a možná jste přesvědčeni, že vám tuto představu váš kolega prostě nemůže splnit, protože nemá dostatečný vhled, možná mu chybí znalosti a zkušenosti. Pravdou je, že pokud si všechno budete dělat sami, nebudete dlouhodobě úspěšní. Schopnost delegování vám přidá na síle, podpoří vás jako lídra a především vám zredukuje množství stresu, do kterého byste se dřív či později pod tíhou úkolů, které máte splnit, dostali. Delegujte a sdílejte odpovědnost ve svém týmu. Těchto 10 tipů vám může pomoci.


1. Buďte součástí týmu.

Pokud máte nový tým, snažte se své kolegy poznat. Zkuste vyhodnotit, jak kdo pracuje, jak je angažován ve své práci, co ho baví, ve kterých oblastech je dobrý, a ve kterých selhává. Pokud už tým máte delší dobu, své kolegy znáte, dokonce jste zvolili jistý druh komunikace tak, abyste ze svého kolegy dostali co nejvíce. Zkuste se s kolegy pobavit o tom, jaké mají osobní výzvy, co by chtěli dokázat, poznejte svůj tým jak jen to jde a buďte jeho součástí. Uvidíte, že se vám to časem vrátí.


2. Komunikujte.

Komunikace je naprosto klíčová v každé organizaci. Naučte se sdělovat nové informace včas, získejte si důvěru svých kolegů. Komunikace aktualit připraví tým na lepší převzetí úkolů a zvýší vlastní odpovědnost za dané úkoly.


3. Sdílejte vize.

Do hlavy vám nikdo nevidí. Pokud máte v hlavě jasnou vizi, kam chcete dojít, musíte jí sdílet se svým týmem. Pokud jste šéf, který má tah na branku a ostatní vám nestíhají, problém je ve vás. Sdílejte své myšlenky, své vize a především jasně sdělujte, co od ostatních potřebujete. Pokud váš tým pochopí vaši vizi nebo vizi vaší organizace a ztotožní se s ní, budou vás nejen následovat, ale budou přemýšlet nad tím, jak této vize společně dosáhnete a jak oni sami mohou být v této vizi přínosem.


4. Požádejte o podporu.

Známé rčení říká, že jste silní tak jako nejslabší článek vašeho týmu. Nepovyšujte se nad svými kolegy. To, že jim nedelegujete úkoly, pro ně může znamenat, že jim nedůvěřujete. Můžete snižovat jejich sebevědomí tím, že je o pomoc ani nepožádáte. Delegovaný úkol nemusí splnit tak, jak si vy představujete, ale mohou ho splnit tak, že překonají vaše očekávání. Jste efektivní lídr, který nehraje hry, a když udělá chybu, přizná to? Pokud vaši zaměstnanci uvidí, že jim dáváte prostor k chybování, a že jste ochotni s nimi tyto chyby bez stresu konzultovat, budou se cítit respektováni. I když jakoukoliv věc zvládnete sami a možná rychleji, nebojte se investovat čas do vašich kolegů a požádejte je o pomoc.


5. Rozvíjejte své zaměstnance.

Dejte svým zaměstnancům prostor se zlepšovat. Pokud jim chybí kompetence, pomozte jim je získat. Koncepčně. A pokud máte komplexnější týmy, rozdělte úkol mezi více zaměstnanců. Velmi často se mezi sebou domluví a není výjimkou, že se někteří kolegové vrhnou do samostudia tak, aby daný úkol zvládli co nejlépe. Týmová práce je klíčová a pokud máte dobrý tým, kryjí si mezi sebou záda tak, aby doručili ten nejlepší výsledek.


6. Dávejte zpětnou vazbu.

Pokud neumíte dávat zpětnou vazbu, která je v případě delegování velmi důležitá, pak se vystavujete riziku, že jakékoliv delegování v budoucnu může přinést problémy. Je potřeba kolegům jasně ukázat na příkladech, co udělali dobře a který z výsledků byl skvělý. Stejně tak by měla proběhnout diskuse o tom, proč některé záležitosti nedopadly dobře a co by v budoucnu pomohlo dosáhnout lepšího výsledku. Nezapomeňte, chybami se člověk učí a nikdy se nic nenaučí, pokud si tu cestičku neprošlape sám. Ať už je výsledek dobrý nebo špatný, zůstaňte pozitivní a oceňte snahu.

7. Vytvořte kulturu vlastní odpovědnosti.

Často se mluví o angažovanosti a o převzetí odpovědnosti. V roli hodnotitele Národních cen ČR se však až příliš často setkávám, že jsou to okázalá hesla, která ale ve většině případech neodráží realitu. Firemní kultura je klíčová pro vytvoření něčeho tak specifického jako je kultura převzetí odpovědnosti. Zkuste kdekoliv ve vaší společnosti malý test: pohoďte kdekoliv ve vaší organizaci malý kus papíru. A pak vyčkejte, kolik lidí kolem něj projde, než ho někdo sebere. Je to stejné, jako když se poprvé v některé organizaci dostanete do provozu a zjistíte, že vzájemné zdravení zde není na pořadu dne.

Zaveďte ve vaší organizaci kulturu zlepšování, kulturu podávání vlastních nápadů, a to tak, aby člověk, který nápad má, mohl být také u realizace. Dejte lidem sílu a možnost řešit problémy na jejich úrovni. Chtějte být jen informováni, zajímejte se o klíčové ukazatele, nastavte eskalační systémy. Ale pokud jste například šéf výroby, neřešte předávání směn, dokud to není nutné. Předejte lidem odpovědnost, mnohem snáz jim pak můžete delegovat další úkoly.

Pokud někdo přijde s dobrým nápadem, řekněte mu, ať řídí jeho realizaci s vámi jako sponzorem nebo poradcem. Každý z nás potřebuje růst, dejte lidem respekt a důvěru. Ale především jasný cíl, co má být ve finále doručeno. To, jakým způsobem to udělají, není relevantní.

8. Ukazujte cestu, až když se lidé ztratí

Jak říkala moje babička: Nic se nenaučíš, když si nenabiješ hubu. V případě delegování to platí dvojnásob. Můžete udělat všechno proto, aby danou výzvu zaměstnanci vyřešili podle vašeho gusta, vsadím se, že to ale stejně neuhlídáte a ve finále budete zklamáni výsledkem a vaši zaměstnanci vámi, protože jim nedáváte prostor něco dokázat.

Kdysi jsem měl kolegu, se kterým jsem si vůbec nerozuměl. Naše schůzky probíhaly tak, že jsme hovořili, ale on prakticky celou schůzku věnoval svému poznámkovému bloku ve OneNote a zapisoval vše, co jsem říkal. Takže když jsem řekl, že něco doděláme do příštího týdne, zajímalo ho jen, jestli je to hotové. Dané problematice vůbec nerozuměl. V dnešním pohledu to vnímám pozitivně, protože jsem měl absolutní volnost v rozhodování. Autismus v podobě chybějící interakce už tak pozitivně nehodnotím.

Když vám lidé nebudou plnit termíny, vložte se do hry. Často je to vidět v projektové práci, termíny se posouvají a výsledek nikde. Zajímejte se a v případě, že uvidíte, že se daný kolega na své cestě za úspěchem ztratil, pomozte mu. Do té doby jemu a jeho týmu dejte volnost. Pokud jde o téma, kde je plnění termínů prioritní, vyžádejte si review, kde vás bude tým pravidelně informovat a vy můžete využít nejen feedbacku, ale i koučinku k tomu, abyste případně tým nasměrovali tam, kde očekáváte, že by měl být. Dbejte na to, že důležitější je otázka Proč? před Jak?.

9. Vždycky se zaměřte na silné stránky

Honza Milfait je tím člověkem, který se snaží už u dětí poukázat na to, že se máme zaměřit na to, co nám jde, co umíme a v čem jsme dobří. Proto je důležité rozdělovat úkoly tak, aby je daný člověk zvládnul splnit. A k tomu vám pomůže především to, že velmi dobře znáte svůj tým. Díky tomu vytvoříte atmosféru důvěry a respektu. Věnujte čas tomu, abyste zjistili, jak se vaši zaměstnanci cítí oceněni. Co je pro ně motivem pracovat lépe a odpovědněji. Dodejte jim kuráž v těžkých úkolech. Posunujte jejich limity a pomozte jim růst. Ale vždy jen v tom, v čem jsou dobří.

10. Delegujte, i když pracujete sami.

Možná pro vás rady výše nejsou důležité, protože podnikáte a navíc jste ve svém podnikání sami. I zde ale platí, že delegování úkolů je polovina úspěchu. Ve své roli tvůrce videí se například vůbec nevěnuji zpracování zvuku, tuto agendu řeším se svými přáteli, kteří jsou v projektu mými subdodavateli. Deleguji tento úkol na ně a očekávám precizní zpracování. Prakticky v tom není žádný rozdíl. V dlouhodobých partnerství jde o přátelské vztahy a stejně jako v organizaci, i na volné noze můžete a měli byste delegovat. Odlehčíte si a zvládnete toho víc. Zrovna u vás může platit, že jste sice skvělý kreativec, ale administrativu by vám mohl dělat někdo jiný. Buďte k sobě upřímní a zkuste si odpovědět na otázku: Kolik mé práce mohu delegovat a komu? Možná se vám tím změní úhel pohledu a zjistíte, že můžete zvládnout mnohem více zakázek, když najdete odvahu, na některou práci najmout externí sílu.


Delegování je pro spoustu lídrů neřešitelný problém. Spousta vedoucích pracovníků neumí delegovat úkoly, a často jen kvůli tomu, že nedůvěřují svým zaměstnancům nebo mají strach, že je jejich pracovníci přerostou. Pokud jste doopravdy lídr, delegování musí být vaší přirozeností a zajištění růstu vašich zaměstnanců prioritou pro to, abyste mohli růst i vy sami.



Jiří Juránek

Jsem autorem blogu Business Excellence, konzultant v oblasti business excellence, managementu, interní a externí komunikace, CSR a štíhlé výroby. Jsem hodnotitelem Národní ceny kvality ČR a EFQM Global Award. 

  • LinkedIn

Kreativita. Produktivita. Vize.

Odebírat obsah

Díky za odebírání blogu BusinessExcellence.cz